Si les sujets qui traitent de la communication entre les marques et les consommateurs sont bien nombreux sur la toile, ceux qui parlent de la communication interne sont plus rares. Et pourtant, la réussite de la communication externe commence d’abord par une bonne coordination au sein de l’entreprise. Il convient donc de mettre en place une véritable stratégie de communication interne. C’est important non seulement pour le succès des projets de la société mais aussi pour le bien-être de ses employés. Une communication interne bien pensée permet en effet de fédérer, de mobiliser, de motiver et de fidéliser les collaborateurs pour atteindre ensemble les objectifs de l’entreprise. Pour ce faire, on vous donne ici quelques conseils pratiques.
Dresser un plan de communication
Il est indispensable d’avoir un plan pour la communication interne afin de coordonner et d’évaluer les actions à réaliser. La première chose à faire est de définir un objectif SMART comme vous le feriez pour votre communication externe. Si vous souhaitez par exemple accroître l’engagement de vos salariés d’un certain pourcentage pendant une durée bien déterminée, il vous faudra commencer par faire un état des lieux de votre situation actuelle. A quel niveau vos collaborateurs ont-ils contribué à la transmission de vos messages et de vos valeurs ? Qu’est-ce qui a déjà été réalisé avant pour les inciter à y participer ? Quels ont été les freins qui les ont empêchés de s’engager ? De quels moyens disposez-vous pour atteindre votre objectif ? Les réponses à ces questions sont les fondements de votre stratégie de communication interne. Pour avoir les réponses, il est donc nécessaire de faire un petit bilan ou même de réaliser un sondage. Cela vous permettra aussi de mieux connaître vos collaborateurs ainsi que leurs attentes par rapport à votre entreprise.
Choisir l’outil de communication à utiliser
Après avoir fait l’état des lieux et défini un objectif, vous avez une idée plus précise sur la manière de conduire votre communication interne. Vous devriez aussi en savoir davantage sur les attentes de vos collaborateurs. En fonction de ces données, vous pouvez choisir quel outil et quel canal de communication vous allez utiliser pour communiquer avec vos collaborateurs. Les outils collaboratifs sont nombreux aujourd’hui, mais choisissez celui qui convient au profil de votre cible (leur tranche d’âge, leur plateforme de communication habituelle…). Commencez par élaborer un petit document qui informera vos nouvelles recrues sur l’histoire et les valeurs de votre entreprise.
Parmi les outils numériques, ceux qui permettent un échange moins formel sont les messageries instantanées et les réseaux sociaux d’entreprise. Pour transmettre des informations, vous pouvez mettre en place un intranet, une newsletter interne ou un affichage dynamique, l’outil le plus en vogue du moment. Une communication interne innovante motive davantage les collaborateurs et valorise l’entreprise. Pour les formations et les conférences, le webinar permet de rassembler tous les collaborateurs dispersés sur différents sites. Par ailleurs, le team building reste l’incontournable de la communication interne. C’est la meilleure façon de fédérer votre équipe et d’éliminer les barrières des niveaux hiérarchiques. Enfin, il reste aussi utile d’organiser de temps en temps une réunion et laisser place à la communication orale pour les collaborateurs qui ne sont pas connectés.
Prévoir un budget
La troisième étape consiste à allouer un budget à votre communication interne. Mettre en place des outils de communication, former votre personnel à leur utilisation et à la mission même nécessite un investissement. En effet, il ne faut pas considérer la communication interne comme une dépense. Les avantages qu’elle représente sont nombreux : elle vous permet de garder vos talents, de faciliter le recrutement, d’enrichir la culture d’entreprise de vos salariés et de les motiver afin qu’ils s’investissent toujours plus pour développer l’entreprise. La communication interne contribue ainsi à augmenter votre chiffre d’affaires et à améliorer votre marque employeur et votre notoriété.
Avoir un calendrier éditorial
Comme vous le faites avec votre stratégie de communication externe, planifiez également les contenus et la diffusion des messages pour vos collaborateurs. Une bonne organisation assure la réussite de votre plan, notamment s’il y a des évènements à venir. N’oubliez pas d’indiquer sur votre calendrier les responsables de chaque tâche. Vous aurez ainsi une visibilité sur l’ensemble des actions à réaliser et pourrez réagir en conséquence.
Faire participer les collaborateurs
Afin de donner à vos collaborateurs un sentiment d’appartenance à l’entreprise, il est fondamental de leur donner l’espace et les moyens dont ils ont besoin pour s’exprimer librement. Étant en contact direct avec les consommateurs, vos collaborateurs sont les personnes les mieux placées pour savoir ce que recherchent vos clients. Il est ainsi indispensable d’accepter les critiques et d’être ouvert au dialogue et aux suggestions de vos collaborateurs pour avancer. Tenez compte de leurs avis, de leurs projets et de leur réussite ou indiquez-leur la bonne voie. Un salarié qui se sent exclu ne peut en aucun cas être productif.
Assurer la cohérence de la communication interne et externe
En vue de mobiliser vos collaborateurs, il est également important que la communication interne soit en accord avec ce que vous communiquez à vos clients et partenaires. Vous ne pouvez pas parler d’une entreprise florissante à vos clients et demander à vos collaborateurs de faire des sacrifices de l’autre côté au risque de les démotiver.
Mesurer les résultats de la campagne
Pour savoir si votre stratégie de communication interne a fonctionné ou non, vous devez vous reporter à l’objectif SMART que vous avez défini au début. Compte tenu de l’exemple que nous avons pris plus tôt sur l’engagement des salariés, vous devriez pouvoir mesurer et comparer le taux d’engagement avec celui d’avant le déploiement de votre plan de communication. Observez également si le « turnover » a baissé ou non, car les départs des salariés résultent souvent d’une mauvaise communication interne. Enfin, les effets d’une communication réussie se font aussi ressentir sur la productivité de vos équipes. Les salariés motivés et valorisés s’investissent beaucoup dans leur travail et la culture d’entreprise.
Pour finir, n’hésitez pas à former vos managers à la communication interne. C’est ainsi qu’ils pourront contribuer plus efficacement à l’instauration d’un meilleur climat de travail. En tant que chef ou responsable d’entreprise, vous devez être le premier à ouvrir le dialogue. C’est à vous de montrer l’exemple à vos collaborateurs.