Face à la diversité des canaux de communication actuels et à la concurrence entre les marques, il est souvent nécessaire de faire appel à une équipe de professionnels pour mener à bien une campagne de communication. Néanmoins, pour que celle-ci soit une réussite, il est important d’avoir une bonne organisation et elle commence par un bon briefing. Il est donc indispensable de savoir comment bien briefer une agence de communication étant donné que le briefing est à la base d’une collaboration harmonieuse entre les 2 parties. Mais comment préparer un brief pour une agence de communication ? Que faut-il inclure dans le document ? Un brief rédigé est-il suffisant ? Les réponses dans notre billet.
Les prérequis pour réussir le briefing de votre agence de communication
Avant de rédiger votre document pour briefer une agence de communication, il y a quelques procédures à suivre afin d’éviter les malentendus et les pertes de temps.
Pour commencer, organisez une réunion avec les dirigeants et toutes les personnes impliquées dans la réalisation du projet à confier à une agence de communication. C’est cette réunion qui définira clairement les objectifs, le budget alloué, les supports à utiliser et surtout, elle permettra à chacun de donner son opinion afin que tous soient d’accord sur les décisions à prendre. Les divergences entre les collaborateurs d’une entreprise peuvent sérieusement impacter le travail de l’agence de communication choisie. Après la réunion, il est indispensable de synthétiser les idées que tous ont partagé et de les faire valider par les dirigeants. L’implication des dirigeants est capitale pour briefer une agence de communication selon les principes de l’entreprise.
Ensuite, pour plus d’efficacité, pensez à présélectionner 3 ou 4 agences afin que vous puissiez avoir le choix et afin que vous ne soyez pas obligé de tout recommencer au cas où l’agence de votre choix ne puisse pas répondre à vos attentes. Prenez le temps de faire connaissance avec elles, d’avoir des références et de parler de votre projet en même temps. Cela vous donnera également la possibilité d’affiner votre brief.
Maintenant que vous savez exactement ce que vous et votre entreprise attendez de votre prestataire, il est temps de rédiger votre briefing et voici les éléments fondamentaux qu’il faut y inclure.
Que doit contenir un brief agence ?
Comme son nom l’indique, un briefing doit être bref et surtout précis. Il ne devrait donc contenir que les éléments essentiels :
Le contexte
Analyse SWOT de votre entreprise, votre politique stratégique, vos concurrents, le marché dans lequel vous évoluez, les détails sur vos produits, l’historique de votre marque.
Les objectifs
Quel est votre objectif marketing ? Augmenter la vente ? Générer du trafic sur votre site ? Du point de vue communication, souhaitez-vous augmenter la notoriété de votre marque ? Améliorer son image ? Dans tous les cas, il faut qu’ils soient précis et mesurables.
La cible
Quelle est votre cible et quels sont les freins qui pourraient les empêcher d’acheter vos produits ou d’utiliser vos services ?
Le message à faire passer
Quel est le message publicitaire que vous voulez envoyer à votre cible ?
Les médias à utiliser
L’entreprise indique dans son brief les médias qu’elle envisage d’utiliser pour atteindre sa cible.
Les outils de mesure
L’entreprise propose dans son brief des outils pour mesurer les résultats de la campagne de communication : conversions, chiffres d’affaires, tests qualitatifs et quantitatifs…
Le budget
A chaque étape de la campagne, l’entreprise doit allouer un budget et elle le note dans son briefing. Néanmoins, il est également possible de demander à son agence le budget nécessaire pour atteindre les objectifs prévus.
L’échéancier
Il est important de noter dans le brief la durée de la campagne et le délai de réalisation. Un calendrier doit donc être établi pour bien planifier les actions à mener et délimiter dans le temps les différentes étapes de la campagne de communication.
La synthèse de votre brief
Afin de ne pas obliger tout le monde à parcourir le document entier à chaque utilisation, une synthèse des objectifs à atteindre et des tâches à effectuer est à prévoir à la fin de votre briefing.
Le briefing rédigé sert d’outil de référence aussi bien pour l’entreprise que pour l’agence de communication en question. Il doit être le plus clair et le plus explicite possible afin que le résultat de la campagne soit à la hauteur de toutes les attentes. Toutefois, pour l’optimiser, le briefing verbal est aussi utile.
Pourquoi il faut une rencontre physique avec votre agence de communication
Pour bien briefer une agence de communication, le document écrit est indispensable, mais il ne suffit pas pour tout mettre au point. La communication non verbale est toute aussi importante pour éviter les sous-entendus, pour savoir à qui on s’adresse et comment aborder cet interlocuteur. Par ailleurs, il arrive très souvent qu’une modification en induise une autre comme dans le cas d’une création de site web et c’est un fait qu’on ne peut pas toujours prévoir. Dans ce cas, il est plus pratique de se rencontrer physiquement.
Afin de respecter la liberté des créatifs et aussi pour que vous ayez un bon aperçu sur les prestations de chaque agence présélectionnée, il est recommandé de les briefer séparément au cours d’une réunion, même si généralement, tous les candidats sont au courant qu’ils sont en compétition. Un briefing à l’oral permet en outre d’éclaircir davantage le brief rédigé.
Pour finir, afin que la coopération avec votre agence se déroule dans les meilleures conditions, on vous donne ici quelques conseils utiles.
Conseils pour une collaboration fructueuse
Bien que ce soit vous qui ayez rédigé le briefing, l’agence qui va mener votre campagne peut également avoir de bonnes idées pour faire passer votre message, spécialement s’il s’agit d’une agence conseil. Aussi, voici quelques astuces pour garder une ambiance sereine tout au long de votre collaboration.
- A la suite de votre briefing, prévoyez un échange avec votre prestataire pour clarifier les premiers points obscurs.
- Assurez-vous que tout a été bien compris en laissant votre interlocuteur répéter lui-même les objectifs.
- L’entreprise donne seulement les directives, mais elle doit laisser à l’agence assez de latitude pour qu’elle puisse y apporter de la valeur ajoutée.
- Laissez du temps à votre prestataire pour travailler, ne lui demandez pas des premières idées dès la fin de votre brief.
- La réactivité est bénéfique pour tous, aussi soyez présent pour toutes les demandes de votre prestataire.
- Il est important que tous les concernés soient présents aux réunions de brief afin d’éviter les longues chaînes d’interlocuteurs qui déforment les informations.
- Une réunion de présentation est nécessaire quand une première version du projet est terminée pour une mise au point. Évitez d’utiliser les termes synonymes de « C’est nul » si jamais quelque chose ne vous convient pas.